Zaevidovanie zálohovej došlej faktúry v domácej mene
Možnosť zaevidovať zálohovú došlú faktúru v domácej mene ponúka widget Došlá faktúra.
Potvrdením služby Nová faktúra program zobrazí formulár s detailom faktúry. Polia označené hviezdičkou, napr. Typ *, sú povinné a musia byť vyplnené. V procese zaevidovania faktúry sú použité tieto číselníky: Druhy fakturačných dokladov – tlačidlo Druhy došlých faktúr, Forma úhrady, Platobný titul/Konštantný symbol, Vlastný bankový účet, Spôsob dodania a Položky. Tieto číselníky sú programom prednastavené a je možné ich použiť, resp. doplniť podľa vlastných požiadaviek. Číselník Partnerov je možné dopĺňať priamo v procese vystavenia faktúry. Faktúra je rozdelená na 5 logických častí: hlavička faktúry, doplňujúce údaje, položky faktúry, finančné údaje a informačné údaje.
Hlavička faktúry
Na hlavičke faktúry sa výberom Typu dokladu Zálohová faktúra automaticky vygeneruje interné číslo faktúry – Doklad č. na základe zadefinovaného číselného radu v číselníku Druhy fakturačných dokladov – Druhy došlých faktúr. Používateľ má možnosť aj Zadať číslo dokladu ručne. V tom prípade nie je kontrolovaný číselný rad faktúr definovaný v číselníku. Do poľa VS používateľ zapíše variabilný symbol, resp. dodávateľské číslo faktúry. Vo faktúre je potrebné zadať Dátum vystavenia, Dátum prijatia, Dátum dodania a Dátum splatnosti. Dátum splatnosti je nastavený ako 14-dňová splatnosť od Dátumu vystavenia, ale je možné ho zmeniť. V poli Mena je prednastavená domáca mena EUR. Partnera je možné vybrať z číselníka, alebo priamo zadať nového v procese zaevidovania faktúry. Partnera je možné doplniť aj využitím služby Nový partner na widgete Partneri. Výberom Partnera je možné zobraziť potrebné údaje o partnerovi.
Doplňujúce údaje
V časti Doplňujúce údaje je potrebné zadať Formu úhrady. Prednastavený údaj Prevodný príkaz je možné zmeniť vo výberom poli, resp. zadať Nový priamo pri evidovaní faktúry. Funkcia Nový je zobrazená ako posledná vo výberovom poli. Platobný titul a Konštantný symbol nie sú povinné údaje a je možné ich vybrať z prednastavených údajov, alebo doplniť Nový do výberového poľa. Funkcia Nový je zobrazená ako posledná vo výberovom poli. V poli Špecifický symbol má používateľ možnosť zadať ľubovoľný údaj. Do poľa Vlastný bankový účet sa zadáva číslo vlastného bankového účtu. Prednastavené číslo účtu je účet označený v číselníku Vlastné bankové účty ako „Hlavný účet“. Polia Spôsob dodania a Číslo objednávky sú informačné údaje a nie je nutné ich vypĺňať. Úvodné a záverečné texty má užívateľ možnosť upraviť podľa vlastných požiadaviek.
Položky faktúry
Položky zálohovej faktúry je možné zadať 2 spôsobmi:
- vybrať z číselníka Položky a následne ich použiť vo faktúre
- vybrať tzv. Voľnú položku (preddefinovanú pod kódom 1), kde si používateľ podľa vlastnej potreby zadá názov položky, poznámku, mernú jednotku, množstvo a jednotkovú cenu.
Cena celkom je vypočítavaná hodnota a nie je možné ju editovať. Faktúra môže obsahovať viacero položiek s rôznymi cenami, alebo množstvom.
Položky vložíte použitím tlačidla Nová položka. V prípade potreby je možné položku vymazať použitím tlačidla Výmaz položky. Ak sa jedná o faktúru zaokrúhlenú na celé eurá, pridáva sa nová položka použitím tlačidla Pridaj zaokrúhlenie
Finančné údaje
Táto časť je len informatívna, kde sa premietnu sumárne finančné údaje zálohovej faktúry ako napr. Spolu a Zaokrúhlenie
Informačné údaje
Údaje poslednej časti faktúry sú doplňujúcou informáciou obsahujúcou meno, telefónne číslo a E-mail osoby, ktorá zálohovú faktúru eviduje. Údaje sú prednastavené z Profilu užívateľa (zadané pri registrácii) a je možné ich upraviť. Ukončenie a zápis faktúry sa vykoná použitím tlačidla Ulož. Faktúru je možné zaevidovať aj použitím widgetu Došlá faktúra, služby Zoznam a následným vyvolaním formuláru faktúry tlačidlom Nová faktúra.
Uložením faktúry sa negenerujú zápisy do Účtovného denníka, ani zápisy obratov účtov do Hlavnej knihy.