Zaevidovanie došlej faktúry v domácej mene
Možnosť zaevidovať došlú faktúru v domácej mene ponúka widget Došlá faktúra.
Potvrdením služby Nová faktúra program zobrazí formulár s detailom faktúry. Polia označené hviezdičkou, napr. Typ *, sú povinné a musia byť vyplnené. V procese zaevidovania faktúry sú použité tieto číselníky: Druhy fakturačných dokladov – tlačidlo Druhy došlých faktúr, Forma úhrady, Platobný titul/Konštantný symbol, Vlastný bankový účet, Spôsob dodania, Účtovný rozvrh, Účtovná tabuľka a Položky. Platcovia DPH využívajú aj číselník Sadzby DPH, ktoré sú prednastavené podľa krajiny registrácie. Tieto číselníky sú programom prednastavené a je možné ich použiť, resp. doplniť podľa vlastných požiadaviek. Číselník Partnerov je možné dopĺňať priamo v procese vystavenia faktúry. Faktúra je rozdelená na 5 logických častí: hlavička faktúry, doplňujúce údaje, položky faktúry, finančné údaje a informačné údaje.
Hlavička faktúry
Na hlavičke faktúry sa výberom Typu dokladu Faktúra automaticky vygeneruje interné číslo faktúry – Doklad č. na základe zadefinovaného číselného radu v číselníku Druhy fakturačných dokladov – Druhy došlých faktúr. Spôsob zaevidovania Dobropisu, resp. Ťarchopisu je rovnaký ako zaevidovanie faktúry v domácej mene a odlišuje sa len výberom iného Typu dokladu (Dobropis, Ťarchopis). Používateľ má možnosť aj Zadať číslo dokladu ručne. V tom prípade nie je kontrolovaný číselný rad faktúr definovaný v číselníku. Do poľa VS používateľ zapíše variabilný symbol, resp. dodávateľské číslo faktúry. Vo faktúre je potrebné zadať Dátum vystavenia, Dátum prijatia, Dátum dodania a Dátum splatnosti. Dátum splatnosti je nastavený ako 14-dňová splatnosť od Dátumu vystavenia, ale je možné ho zmeniť. V poli Mena je prednastavená domáca mena EUR. Partnera je možné vybrať z číselníka, alebo priamo zadať nového v procese zaevidovania faktúry. Partnera je možné doplniť aj využitím služby Nový partner na widgete Partneri. Výberom Partnera je možné zobraziť potrebné údaje o partnerovi.
Doplňujúce údaje
V časti Doplňujúce údaje je potrebné zadať Formu úhrady. Prednastavený údaj Prevodný príkaz je možné zmeniť vo výberom poli, resp. zadať Nový priamo pri evidovaní faktúry. Funkcia Nový je zobrazená ako posledná vo výberovom poli. Platobný titul a Konštantný symbol nie sú povinné údaje a je možné ich vybrať z prednastavených údajov, alebo doplniť Nový do výberového poľa. Funkcia Nový je zobrazená ako posledná vo výberovom poli. V poli Špecifický symbol má používateľ možnosť zadať ľubovoľný údaj. Do poľa Vlastný bankový účet sa zadáva číslo vlastného bankového účtu. Prednastavené číslo účtu je účet označený v číselníku Vlastné bankové účty ako „Hlavný účet“. Polia Spôsob dodania a Číslo objednávky sú informačné údaje a nie je nutné ich vypĺňať. V poli Smerovanie používateľ vyberie, t.j. či sa jedná o faktúru tuzemskú, alebo zahraničnú, resp. z EU. S tým súvisí prednastavenie v poli Účtovná tabuľka, ktorú má používateľ v podvojnom účtovníctve k dispozícii na zadefinovanie automatického rozúčtovania faktúr. Základné typy rozúčtovania sú prednastavené v číselníku Účtovná tabuľka. Zadefinovania nového typu účtovnej tabuľky sa radí medzi platené služby. Výberom Účtovnej tabuľky sa zobrazí Účet Záväzku, ktorý nie je možné upraviť. Účet Zaokrúhlenie je využitý v prípade zaokrúhlenia v položkách faktúry a je prednastavený podľa Parametrov v časti Nastavenia – Parametre. Úvodné a záverečné texty má užívateľ možnosť upraviť podľa vlastných požiadaviek.
Položky faktúry
Položky faktúry je možné zadať 2 spôsobmi:
- vybrať z číselníka Položky a následne ich použiť vo faktúre
- vybrať tzv. Voľnú položku (preddefinovanú pod kódom 1), kde si používateľ podľa vlastnej potreby zadá názov položky, poznámku, mernú jednotku, účet, množstvo a jednotkovú cenu.
Platcovia DPH okrem názvu položky, poznámky, mernej jednotky, účtu a množstva udávajú Jednotkovú cenu bez DPH, sadzbu DPH v stĺpci DPH, Kód DPH a príznak Nárok na odpočet (má nárok, koeficient, nemá nárok). Cena celkom je vypočítavaná hodnota a nie je možné ju editovať. Jednotková cena sa pri dobropise uvádza s mínusovým znamienkom, nakoľko sa jedná o zníženie sumy pôvodnej faktúry. Faktúra môže obsahovať viacero položiek s rôznymi cenami, sadzbami DPH alebo množstvom.
Položky vložíte použitím tlačidla Nová položka. Každý typ položky má prednastavený účet z účtovného rozvrhu, ktorý je možné upraviť. V prípade potreby je možné položku vymazať použitím tlačidla Výmaz položky. Ak sa jedná o faktúru zaokrúhlenú na celé eurá, pridáva sa nová položka použitím tlačidla Pridaj zaokrúhlenie
Finančné údaje
Táto časť je len informatívna, kde sa premietnu sumárne finančné údaje faktúry ako napr. Spolu a Zaokrúhlenie, u platcov DPH aj Základ dane pre sadzbu DPH (pre každú sadzbu použitú v položkách), Základ dane celkom, DPH a Spolu. V prípade použitia položky Zaokrúhlenie, aj suma Zaokrúhlenia.
Informačné údaje
Údaje poslednej časti faktúry sú doplňujúcou informáciou obsahujúcou meno, telefónne číslo a E-mail osoby, ktorá faktúru eviduje. Údaje sú prednastavené z Profilu užívateľa (zadané pri registrácii) a je možné ich upraviť. Ukončenie a zápis faktúry sa vykoná použitím tlačidla Ulož. Faktúru je možné vystaviť aj použitím widgetu Faktúra, služby Zoznam a následným vyvolaním formuláru faktúry tlačidlom Nová faktúra.
Uložením faktúry sa automaticky vygeneruje zápis položiek do Účtovného denníka, zápis obratov účtov do Hlavnej knihy a v prípade platcov DPH aj zápis do Evidencie DPH. Vygenerované zápisy má používateľ možnosť prezrieť použitím tlačidla Súvisiace doklady – Účtovné zápisy, alebo Záznamy DPH (platí len pre platcov DPH).