Zaevidovanie došlej faktúry
Možnosť zaevidovať došlú faktúru v domácej mene ponúka widget Došlá faktúra.
Potvrdením služby Nová faktúra program zobrazí formulár s detailom faktúry. Polia označené hviezdičkou, napr. Typ *, sú povinné polia a musia byť vyplnené.
V procese zaevidovania faktúry sú použité tieto číselníky: Druhy fakturačných dokladov – služba Druhy došlých faktúr, Forma úhrady, Platobný titul/Konštantný symbol, Vlastný bankový účet, Spôsob dodania a Položky. Tieto číselníky sú programom prednastavené a je možné ich použiť, resp. doplniť podľa vlastných požiadaviek.
Číselník Partnerov je možné dopĺňať priamo v procese vystavenia faktúry.
Faktúra je rozdelená na 5 logických častí: hlavička faktúry, doplňujúce údaje, položky faktúry, finančné údaje a informačné údaje.
Hlavička faktúry
Na hlavičke faktúry sa výberom Typu dokladu Faktúra automaticky vygeneruje Interné číslo faktúry na základe zadefinovaného číselného radu v číselníku Druhy fakturačných dokladov – Druhy došlých faktúr.
Spôsob zaevidovania Zálohovej faktúry, Dobropisu, resp. Ťarchopisu je rovnaký ako zaevidovanie faktúry v domácej mene a odlišuje sa len výberom iného Typu dokladu (Zálohová faktúra, Dobropis, Ťarchopis). Používateľ má možnosť zadať číslo dokladu ručne. V tom prípade nie je kontrolovaný číselný rad faktúr.
Do poľa VS používateľ zapíše variabilný symbol, resp. dodávateľské číslo faktúry.
Vo faktúre je potrebné zadať Dátum vystavenia, Dátum prijatia, Dátum dodania a Dátum splatnosti. Dátum splatnosti je nastavený ako 14-dňová splatnosť od Dátumu vystavenia, ale je možné ho zmeniť.
V poli Mena je prednastavená domáca mena EUR.
Partnera je možné vybrať si z číselníka, alebo priamo zadať nového v procese zaevidovania faktúry. Partnera je možné doplniť aj využitím služby Nový partner na widgete Partneri. Výberom Partnera je možné zobraziť potrebné údaje o partnerovi.
Doplňujúce údaje
V časti Doplňujúce údaje je potrebné zadať Formu úhrady. Prednastavený údaj Prevodný príkaz je možné zmeniť vo výberom poli, resp. zadať Nový priamo pri evidovaní faktúry. Funkcia Nový je zobrazená ako posledná vo výberovom poli.
Platobný titul a Konštantný symbol nie sú povinné údaje a je možné ich vybrať z prednastavených údajov, alebo doplniť Nový do výberového poľa. Funkcia Nový je zobrazená ako posledná vo výberovom poli.
Do poľa Typ Príjmu/Výdavku je potrebné vybrať, či sa jedná napr. o Nákup tovaru. Je to údaj, resp. kód, ktorý sa pri úhrade faktúry automaticky zapíše do peňažného denníka ako kód výdavku:
VD – Výdavok daňový
VN – Výdavok nedaňový
Do poľa Vlastný bankový účet sa zadáva číslo vlastného bankového účtu. Prednastavené číslo účtu je účet označený v číselníku Vlastné bankové účty ako „Hlavný účet“.
Polia Spôsob dodania a Názov objednávky sú informačné údaje a nie je nutné ich vypĺňať.
Dôležitý údaj pre platcov DPH je vybrať Smerovanie, t.j. či sa jedná o fakturáciu tuzemskú, alebo zahraničnú, resp. do EU. Neplatcom DPH sa dané pole nezobrazuje.
Úvodné a záverečné texty má užívateľ možnosť upraviť podľa vlastných požiadaviek.
Položky faktúry
Položky faktúry je možné zadať 2 spôsobmi:
- vybrať z číselníka Položky a následne ich použiť vo faktúre
- vybrať tzv. Voľnú položku (preddefinovanú pod kódom 1), kde si užívateľ podľa vlastnej potreby zadá názov položky, alebo ostatné preddefinované položky (Materiál, Tovar, Služba).
Používateľ vyplní poznámku, mernú jednotku, typ príjmu/výdavku, množstvo, jednotkovú cenu bez DPH a sadzbu DPH. Neplatci DPH zadávajú mernú jednotku, typ príjmu/výdavku, množstvo a jednotkovú cenu. Cena celkom je vypočítavaná hodnota a nie je možné ju editovať.
Suma bez DPH, základ dane, resp. jednotková cena sa pri dobropise uvádza s mínusovým znamienkom, nakoľko sa jedná o zníženie sumy pôvodnej faktúry.
Faktúra môže obsahovať viacero položiek s rôznymi cenami, sadzbami dane alebo množstvom. Položky vložíte použitím tlačidla Nová položka.
V prípade potreby je možné položku vymazať použitím tlačidla Výmaz položky.
Ak sa jedná o faktúru zaokrúhlenú na celé eurá, pridáva sa nová položka použitím tlačidla Pridaj zaokrúhlenie.
Finančné údaje
Táto časť je len informatívna, kde sa premietnu sumárne finančné údaje faktúry ako napríklad suma Spolu a Zaokrúhlenie.
Informačné údaje
Údaje poslednej časti faktúry sú doplňujúcou informáciou obsahujúcou meno, telefónne číslo a mail osoby, ktorá faktúru eviduje. Údaje sú prednastavené z Profilu užívateľa (zadané pri registrácii) a je možné ich upraviť.
Ukončenie a zápis faktúry sa vykoná použitím tlačidla Ulož.
Faktúru je možné zaevidovať aj použitím widgetu Došlá faktúra, služby Zoznam a následným vyvolaním formuláru faktúry tlačidlom Nová faktúra