Nahrávanie počiatočných stavov
Ideálny čas na zmenu účtovného softwéru je k 1.1. a používatelia, ktorý začínajú prácu s keepi a potrebujú si zaevidovať počiatočné stavy majú tak možnosť v týchto evidenciách:
- Hlavná kniha
- Saldokonto
- Evidencia DPH
Pred evidovaním PS je potrebné vytvoriť si nové účtovné obdobie v časti Nastavenia – Číselníky – Účtovné obdobia. Službou Pridaj program automaticky zobrazí možnosť vytvoriť nasledujúce účtovné obdobie. Uložením sa záznam zapíše do zoznamu období.
Hlavná kniha
V podvojnom účtovníctve hlavná kniha obsahuje počiatočné stavy (ďalej PS) k 1.1. vybraného obdobia. Používateľovi možnosť zaevidovať PS do hlavnej knihy ponúka widget Účtovný denník, služba Hlavná kniha. Potvrdením tlačidla Zaeviduj počiatočný stav sa zobrazí zoznam analytických účtov z účtovného rozvrhu. Nad zoznamom je potrebné vybrať si Účtovné obdobie, ku ktorému sa budú nahrávať PS. Následne nastavením sa na konkrétny záznam a použitím služby Oprav má používateľ možnosť zapísať počiatočný stav MD alebo Dal a Uložiť.
Saldokonto
Prehľad Saldokonta nájde používateľ v ponuke widgetu Partner, služba Saldokonto. Pri nahrávaní PS saldokonta je dôležitý dátum prvého spracovávaného obdobia (obdobie je zapísané v Profile firmy).
Príklad 1: používateľ sa prvý krát zaregistroval v roku 2013 a viedol reálne účtovníctvo. Všetky neuhradené faktúry staršie ako 2013 zaeviduje do Saldokonta ako Nový počiatočný stav.
Príklad 2: používateľ sa prvý krát zaregistroval v roku 2013, ale v evidenciách účtovníctva nezaznamenával reálne doklady, len testovacie. Od roku 2014 by chcel pokračovať, ale už vo vedení reálneho účtovníctva. V tomto prípade je potrebné neuhradené faktúry z roku 2013 zaevidovať cez bežné evidencie (t.j. cez widget Faktúra, alebo widget Došlá faktúra), nakoľko obdobie prvej registrácie bolo 2013. Všetky ostatné neuhradené faktúry staršie ako z roku 2013 zaeviduje cez počiatočné stavy Saldokonta.
Potvrdením tlačidla Saldokonto podľa účtov sa používateľovi zobrazia tlačidlá Nový poč. stav a Úhrada faktúry. Službou Nový poč. stav sa evidujú došlé a vyšlé faktúry ako bežné faktúry, ale s tým, že Dátum musí byť z niektorého predchádzajúceho účtovného obdobia ako je aktuálne účtovné obdobie. Úhradu faktúry, ktorá je počiatočným stavom je možné vykonať cez tlačidlo Úhrada nad zoznamom (dátum však musí byť menší ako aktuálne účtovné obdobie), alebo bežným dokladmi vytvorenými v aktuálnom účtovnom období v pokladni, alebo v banke.
Evidencia DPH
Pokiaľ v evidencii DPH po poslednom výpočte účtovného obdobia zostane položka, ktorá má byť zaradená do výpočtu daňového priznania až v ďalšom období, je potrebné zaevidovať faktúru ako počiatočný stav a položka sa automaticky vygeneruje do evidencie DPH. Následne sa položka zaradí do ďalšieho výpočtu DP, musí však obdobie vykázania korešpondovať so spracovávaným DP. Obdobie vykázania je možné upraviť službou Zmeň údaje/potvrď dovoz – Údaje pre daň. Priznanie.