Import vyšlých faktúr

Faktúry, Ostatné, Popis služieb

Import vyšlých faktúr

Používatelia všetkých typov účtovníctva majú možnosť naimportovať si vyšlé faktúry  s položkami z EXCEL-u, súborov s príponou .xls (verzia od r.97) alebo .xlsx v časti Faktúra potvrdením akcie Import. Výberom služby program zobrazí obrazovku, ktorá má 3 časti:
1. Výber súboru (zdrojový súbor s dátami)
2. Definovanie stĺpcov štruktúry importu (výber stĺpcov súboru, ktoré sa budú importovať do cieľových polí
3. Kontrola a doplnenie údajov, import

1. Výber súboru
Používateľ vyberie zdrojový súbor z Excel-u s dátami, ktoré sa budú importovať. Samostatne vyberie súbor pre hlavičky a samostatne pre položky.
Väzba medzi hlavičkou a položkou faktúry je cez variabilný symbol VS, t.j. každá položka jednej faktúry musí mať zhodný VS s hlavičkou faktúry.Jedná sa o povinný údaj v súbore položiek pre ich identifikáciu.
Jeden riadok importovaného súboru je jeden záznam. Prvý riadok považujeme za popis a neimportuje sa.

2. Definovanie stĺpcov štruktúry importu
Pred importom je potrebné definovať štruktúru importu samostatne pre oba súbory. Po výbere súboru sa zobrazí jeho prvý riadok s popisom a používateľ priradí, do ktorého cieľového stĺpca podľa preddefinovanej štruktúry sa údaje budú importovať, t.j. vyberie príslušný cieľový stĺpec faktúry.

Používateľ definuje väzbu medzi stĺpcami zdrojového súboru (podľa hlavičky v prvom riadku súboru) a predpísanými poliami, ktoré program importuje do evidencie partnerov. Nemusia sa importovať všetky polia, iba povinné. Import hlavičky umožní tieto údaje:

  • Druh faktúry (* povinný, prepojenie na číselník: Druhy fakturačných dokladov)
  • Variabilný symbol (* povinný)
  • Partner (* povinný, prepojenie na číselník: Partner)
  • IČO
  • Dátum vystavenia (* povinný)
  • Dátum dodania
  • Dátum splatnosti (* povinný)
  • Mena (* povinný, automaticky sa pri importe doplní domáca mena)
  • Smerovanie, Miesto plnenia (predplní sa Tuzemsko )
  • Forma úhrady (predplní sa prevodný príkaz, prepojenie na číselník: Formy úhrad)
  • Suma celkom za faktúru (* povinný)
  • Základ DPH pre oslobodené plnenia (položky idú do ev. DPH)
  • Základ DPH pre zníženú sadzbu (položky idú do ev. DPH)
  • Suma DPH pre zníženú sadzbu (položky idú do ev. DPH)
  • Základ DPH pre základnú sadzbu (položky idú do ev. DPH)
  • Suma DPH pre základnú sadzbu (položky idú do ev. DPH)
  • Zaokrúhlenie
  • Predmet faktúry, popis
  • VS pôvodného dokladu pri dobropise, ťarchopise

Import položiek vyšlých faktúr umožní tieto údaje:

  • Variabilný symbol (* povinný), väzba na hlavičku faktúry
  • Množstvo (* povinný)
  • Merná jednotka MJ
  • Kód položky (* povinný, prepojenie na číselník: Položky)
  • Popis položky
  • Sadzby DPH (prepojenie na číselník: Sadzby DPH)
  • Kód DPH (povinný, ak je definovaná sadzba DPH, vrátane sadzby 0, výber z číselníka)
  • Jednotková cena bez DPH v mene faktúry
  • Druh príjmu, výdavku (* povinný pre jed.účtovníctvo a daň.evidenciu, výber z číselníka)
  • Účet účtovej osnovy (* povinný pre podvojné účtovníctvo, prepojenie na číselník: Účtový rozvrh)

Nové číselníkové hodnoty je pred importom potrebné doplniť v príslušnom číselníku v rámci ponuky  Nastavenia  v pravej lište.

3.Kontrola a doplnenie údajov, import
Po výbere súborov a definovaní štruktúr sa automaticky zobrazujú importované stĺpce s hodnotami zo zdrojového súboru. Položky príslušnej faktúry sa zobrazia po rozkliknutí detailu v prvom stĺpci prehľadu. Importujú sa všetky faktúry naraz.

Potvrdením tlačidla Import  program vykoná príslušné kontroly napr. duplicita VS, existujúce hodnoty v číselníku danej firmy (druh faktúry, partner, kód položky, sadzba a kód DPH,..)
Naimportované údaje je možné skontrolovať v časti Faktúra – Zoznam.

Importované faktúry pri aktuálnom importe je možné z evidencie naraz zrušiť službou  Zrušiť import a opätovne importovať po doplnení resp. oprave údajov v zdrojovom súbore z Excelu.

Podľa dátumu účtovania (nastaveného v parametroch) sa faktúry zaevidujú v zozname faktúr, v saldokonte, zaúčtujú sa, prípadne sa generuje záznam v evidencii DPH. Pre počiatočné stavy faktúr s dátumom pred prvým dňom prvého účtovného obdobia platí, že sa evidujú len v saldokonte.